Er is nog een basisregel in public relations die vaak niet wordt opgemerkt of waar niet genoeg belang aan wordt gehecht, maar die wanneer je die op de juiste manier toepast, je succesvol kan maken in de omgang met anderen.

De mens heeft uitgewerkt dat de wijze om menselijke relaties soepel te laten verlopen het gebruik van “goede manieren” was. Goede manieren zullen niet alleen eventuele moeilijke momenten tussen mensen oplossen en herstellen, ze zullen ook echt relaties verbeteren.

Zelfs de meest primitieve culturen, waarmee de mensen worden bedoeld die op de meest eenvoudige wijze zonder moderne machines leven, hebben nog altijd hoogontwikkelde manieren over hoe ze elkaar behandelen.

Een studie van eenentwintig verschillende primitieve rassen leerde ons deze gegevens, die aangeven dat die rassen hun gebruiken (geaccepteerde manieren van handelen), regels of tradities tussen mensen, tussen verschillende stammen en zelfs bij hun relaties met mensen uit verschillende landen, volgen en gebruiken.

Overal ter wereld, ongeacht welk land of gebied waar mensen vandaan komen, worden “slechte manieren” sterk afgekeurd.

Mensen met “slechte manieren” worden niet geaccepteerd.

En dus is het belangrijkste om bij public relations te begrijpen en te gebruiken, “goede manieren”.

Dus als jij of een team mensen bij het gebruik van public relations niet bekwaam bent geworden in wat door de mensen die je ontmoet, geaccepteerd wordt als “goede manieren”, zul je falen. Jij, of een team, kent wellicht alle belangrijke methoden van public relations maar zal toch nog steeds falen om die ene reden van “het hebben van slechte manieren”.

Om “goede manieren” te hebben, zijn er twee dingen die je moet doen:

(a) de andere persoon belangrijk achten, en

(b) de twee-richtings-communicatiecyclus (zoals hieronder uitgelegd) gebruiken.

De Twee-richtings-communicatiecyclus

Wanneer je met mensen te maken hebt, is het onmogelijk je ideeën over te laten komen en er acceptatie voor te krijgen zonder een twee-richtings-communicatiecyclus.

Met cyclus wordt een bepaalde periode bedoeld met een begin en een einde. In een communicatiecyclus is er sprake van één persoon die een communicatie begint naar een tweede persoon, die de communicatie ontvangt. Dan begrijpt hij de communicatie en bevestigt haar en dit brengt het einde van de cyclus tot stand. Met bevestigen bedoelen we iets zeggen of doen om iemand anders te laten weten dat je zijn communicatie hebt gehoord en begrepen. Bijvoorbeeld, “Dank je”, zeggen.

In een twee-richtings-communicatiecyclus begint de tweede persoon nu een communicatie die is gericht aan de eerste persoon, die deze ontvangt, begrijpt en haar bevestigt. Met andere woorden, de twee-richtings-communicatiecyclus is een normale communicatiecyclus tussen twee mensen. Het is geen twee-richtings-communicatiecyclus indien één van beiden op zijn beurt niet een communicatie begint wanneer hij dat zou moeten doen.

Het maakt niet uit wat voor andere acties er plaatsvinden wanneer je iemand ontmoet, deze twee factoren – de andere persoon belangrijk achten, en de twee-richtings-communicatiecyclus gebruiken – zijn erbij betrokken. Iedereen die deze punten niet toepast, zal merken dat hij en zijn boodschap niet worden geaccepteerd.

Arrogant zijn (je gedragen alsof je beter of belangrijker zou zijn dan iemand anders) en het gebruiken van kracht, zou je wellicht controle over iets of iemand geven, maar deze methode zal nooit acceptatie en respect voor een PR-man tot stand brengen.

De reden dat de psychiater of psycholoog nooit algemene goodwill (gevoelens van vriendelijkheid, goedkeuring en ondersteuning) heeft weten te verkrijgen, is dat ze als persoon (a) heel arrogant zijn en, (b) ze tonen een sterk gevoel van afkeer en gebrek aan respect ten opzichte van mensen. Voorbeelden hiervan zijn de dingen die psychiaters en psychologen zeggen over mensen, zoals “de mens is een dier”, of “mensen zijn allemaal krankzinnig”, enz.

Ze hebben gewoon geen “goede manieren”, omdat zij (a) niet denken dat anderen belangrijk zijn en anderen ook niet het gevoel geven dat ze belangrijk zijn, en (b) niet de communicatiecyclus gebruiken.

Succesvolle PR

Alle succesvolle PR berust op het fundament van goede manieren omdat dit de eerste methoden zijn die werden ontwikkeld om relaties tussen mensen minder pijnlijk, moeilijk of onplezierig te maken.

Goede manieren zijn veel algemener bekend en worden veel algemener gerespecteerd dan het onderwerp public relations. Daarom zullen je public-relations-acties niet succesvol zijn als je geen goede manieren gebruikt.

Als je bijvoorbeeld de bewaker van een bedrijf negeerde en hem behandelde alsof hij niet belangrijk was, en je daar was om met zijn baas te spreken, dan zou het waarschijnlijk heel slecht voor je uitpakken. Want als puntje bij paaltje komt, wie denk je dat er met de baas praat? De bewaker praat elke dag met zijn baas.

Een afspraak maken en je er dan niet aan houden, een uitnodiging te laat uitsturen om te kunnen worden geaccepteerd, geen hapje of drankje aanbieden aan iemand die je komt bezoeken, niet opstaan als er een gast je kantoor binnenkomt, je ondergeschikten in het openbaar als knechten behandelen, je stem op een luide en irritante manier in het openbaar verheffen, iets wat iemand anders zegt onderbreken om “iets belangrijkers te doen”, niet “dank je wel” zeggen of geen goede nachtrust toewensen – dit zijn allemaal “slechte manieren”. Mensen die deze dingen of nog duizend andere onhoffelijkheden begaan, worden in gedachten afgewezen door degenen met wie zij in het leven in contact komen.

En aangezien public relations dus in wezen acceptatie is, laten slechte manieren het volledig falen.

Om de technieken van PR succesvol toe te passen, ontkom je er niet aan om goede manieren te hebben.

Dat is niet moeilijk. Je moet kijken naar je meningen en gevoelens die je ten opzichte van mensen laat zien en alles corrigeren wat voor problemen kan zorgen in de omgang met anderen. Zijn mensen ieder voor zich belangrijk? Ook moet je twee-richtings-communicatiecyclus perfect zijn, en wel zo perfect dat deze zo natuurlijk is dat niemand er ooit aandacht op heeft.

Nu die twee dingen uitgewerkt zijn, kun je meer te weten komen over de persoon of groep waar je mee werkt en wat zij denken dat “goede manieren” zijn, zodat je deze informatie kunt toepassen wanneer je ze ontmoet.

Nu kun je, met public relations correct gebruikt, succesvolle PR bewerkstelligen.

Belangrijkheid

Je hebt geen idee hoe belangrijk mensen zijn. In feite is gebleken dat het het tegenovergestelde is van wat je zou kunnen denken. Met andere woorden, bij mensen in minder succesvolle posities in het leven, is er sprake van een zelf-belangrijkheid die veel hoger ligt dan bij iemand met een hogere positie. Met andere woorden, het idee van de conciërge over zijn eigen belangrijkheid zou veel groter kunnen zijn dan dat van de succesvolle bedrijfsmanager waar de conciërge voor werkt!

Negeer mensen dus op eigen risico van falen.

Proberen een speciale behandeling van iemand te krijgen door hem veel complimentjes te geven, is niet bijzonder nuttig. In feite wordt het door de persoon die je complimenteert vaak gezien als verdacht, omdat het niet eerlijk en oprecht is. En je onoprechtheid zal duidelijk zijn voor iedereen, behalve een dwaas.

Iemands belangrijkheid wordt aan hem duidelijk gemaakt door hem respect te tonen of door hem te laten weten dat je hem ziet en dat hij voor jou acceptabel is.

Je kunt iemand bijvoorbeeld makkelijk laten zien dat hij belangrijk is door gewoon “Goedemorgen” of “Hallo” te zeggen wanneer je de persoon voor het eerst ziet. Normaal gesproken voelt de persoon zich daardoor goed.

Ook het kennen van zijn naam en iets van zijn leven zal belangrijkheid creëren. Wanneer je bijvoorbeeld naar een afspraak met iemand gaat en je de receptioniste voor de tweede keer ziet, begroet haar dan door haar naam te gebruiken en zelfs te vragen hoe haar zoon het doet op voetbaltraining – iets waar ze duidelijk trots op is zoals je kunt zien aan de foto’s die ze op haar bureau heeft – en je zult merken dat ze vriendelijker en behulpzamer zal zijn. Alleen al door die simpele acties heb je de receptioniste laten weten dat ze belangrijk is.

Je gedragen alsof je belangrijker bent dan anderen, is ongeveer net zo acceptabel als een dooie kat op een bruiloft – misschien een dom voorbeeld, maar je snapt het wel. Het zou ervoor zorgen dat mensen niet bij je in de buurt willen zijn.

Mensen hebben waarde en zijn belangrijk. Of ze nu groot zijn of klein, ze zijn belangrijk.

Als je dat weet, ben je goed op weg naar het bereiken van goede manieren.

En dat betekent dat public relations kan plaatsvinden.

Communicatie

De twee-richtings-communicatiecyclus is belangrijker dan wat men beweert.

De inhoud van de communicatie, de betekenis die moet worden overgebracht aan iemand anders of aan anderen, is minder belangrijk dan het feit dat er een twee-richtings-communicatiecyclus plaatsvindt.

Communicatie bestaat om beantwoord te worden of om te gebruiken.

Vooropgesteld dat de communicatiecyclus aanwezig is, moet er communicatie bestaan voordat er überhaupt een bericht mee kan worden overgedragen.

Berichten reizen over een communicatielijn. De lijn of route waarlangs een communicatie van de ene persoon naar de andere reist, moet aanwezig zijn. Als je bijvoorbeeld een wachtkamer bij de huisarts binnenliep en tegen niemand in het bijzonder begon te praten, zou je waarschijnlijk worden genegeerd. De mensen in de wachtkamer zouden wellicht doorgaan met het lezen van hun tijdschrift of met het praten met hun vrienden. Je moet eerst de communicatielijn creëren, dat wil zeggen, de aandacht krijgen van iemand met wie je wilt praten en pas dan begin je te spreken.

Bij reclame wordt niet altijd de communicatiecyclus toegepast. Je zult advertenties zien zoals “Koop de laatste ______!” die regelrecht in de lucht verdwijnen. Je moet eerst iets doen om de communicatielijn te creëren. En de lijn moet eenvoudig zijn zodat die een antwoord verkrijgt, hetzij door iemand die iets gebruikt, iets koopt of gewoon een antwoord stuurt.

Een grappig voorbeeld was een verkoper die mensen schreef en ze vertelde een zeer duur product te kopen zonder zelfs maar het gebruik of de waarde ervan uit te leggen. Er kwam absoluut geen enkele respons op – niks. Dat komt omdat de verkoper geen communicatielijn had gecreëerd. Hij schreef naar een naam in een bestand of op een lijst, maar niet echt naar iemand.

Wanneer je met anderen omgaat, moet je een communicatiecyclus veroorzaken, voordat er enige acceptatie kan plaatsvinden van wat je te zeggen hebt. Vervolgens zou je je boodschap wellicht over kunnen brengen.

Goede manieren vereisen een twee-richtings-communicatiecyclus. Dit geldt zelfs voor het schrijven van brieven of bij telefoongesprekken.

Met deze gegevens kun je dingen concluderen als: “Bedank de gastvrouw en wens haar goedenavond als je weggaat na haar etentje.” Dat is een juiste bevestiging in de communicatiecyclus.

Je moet de twee-richtings-communicatiecyclus echt begrijpen om echt goede manieren te hebben.

Zonder twee-richtings-communicatiecyclus wordt public relations maar een nutteloze actie.

Rituelen

Rituelen zijn een reeks acties en woorden die regelmatig en op dezelfde manier worden uitgevoerd, soms als onderdeel van een religieuze ceremonie of van een sociale gewoonte binnen een groep of ras. Het is belangrijk om de rituelen van elke groep waar je mee te maken zou kunnen krijgen bij het doen van public relations, te herkennen en er op de hoogte van te zijn.

Als de gebruiken voor het houden van officiële bijeenkomsten bij de Amerikaanse indianen zo precies waren en als duizend andere primitieve volkeren nauwkeurig voorgeschreven sociaal gedrag en manieren hadden waarop ze elkaar begroeten, dan is het van de moderne mens toch niet te veel gevraagd om ook goede manieren te hebben.

Maar wat “goede manieren” zijn, is in deze tijd minder duidelijk dan het vroeger was. Dit komt omdat de vermenging van zoveel volken en gewoonten, de rituele patronen die eens bij de kleinere groepen in gebruik waren, min of meer hebben laten verdwijnen.

Je ervaart een onzorgvuldige en luie wijze waarop manieren worden gebruikt.

Dat is echter nog geen excuus om zelf slechte manieren te hebben.

Je kunt uitstekende manieren hebben door gewoon de volgende punten te gebruiken en er aandacht aan te schenken:

a. De belangrijkheid van mensen

b. De twee-richtings-communicatiecyclus

c. De plaatselijke gebruiken die als correct gedrag gelden

Dit zijn de eerste vereisten voor iemand die de methoden en vaardigheden van PR toepast. Met die basis kun je een acceptabele PR-aanwezigheid ontwikkelen die ervoor zorgt dat PR succes heeft.