C’è un’altra regola fondamentale nelle relazioni pubbliche che spesso non viene notata o a cui non si dà sufficiente importanza, ma che, quando la si applica correttamente, può portare al successo nei rapporti con gli altri.

L’uomo ha stabilito che il modo di appianare i rapporti umani era l’uso delle “buone maniere”. Le buone maniere non solo guariscono e riparano qualsiasi momento difficile tra le persone, ma anche migliorano molto le relazioni.

Persino le culture più primitive, vale a dire popoli che vivono nel più semplice dei modi e senza nessuna macchina moderna, hanno modi di comportamento reciproco molto sviluppati.

Questo è stato appreso grazie a una ricerca su ventuno razze primitive le quali dimostrano di seguire e usare i propri costumi (modi di agire accettati), regole o tradizioni tra la gente, tribù diverse e persino nei rapporti con popoli di paesi diversi.

In tutto il mondo, non importa da che paese o area provenga, la gente disapprova molto le “cattive maniere”.

Le persone che hanno “cattive maniere” non vengono accettate.

Quindi, la cosa più importante da capire e usare nelle relazioni pubbliche sono le “buone maniere”.

Così, se voi o una squadra di persone che usano le relazioni pubbliche non siete esperti in ciò che è accettato come “buone maniere” dalle persone che frequentate, farete fiasco. Voi o una squadra potreste conoscere tutti i più importanti metodi di pubbliche relazioni eppure fare fiasco per il solo motivo di “avere cattive maniere”.

Per avere “buone maniere”, due sono le cose che dovete fare:

(a) riconoscere l’importanza dell’altra persona e

(b) usare il ciclo di comunicazione a due sensi.

Il ciclo di comunicazione a due sensi

Nei rapporti con la gente, è impossibile trasmettere le proprie idee e ottenere consenso se non si usa il ciclo di comunicazione a due sensi.

Un ciclo è un periodo di tempo con un inizio ed una fine. In un ciclo di comunicazione c’è una persona che dà il via a una comunicazione verso un’altra persona che la riceve. Essa la comprende e le dà riconoscimento, e questo determina la fine del ciclo. Un riconoscimento significa fare o dire qualcosa per far capire a un’altra persona di aver udito e capito la sua comunicazione. Per esempio, dicendo: “Grazie”.

In un ciclo di comunicazione a due sensi, la seconda persona a quel punto dà il via a una comunicazione diretta alla prima, la quale la riceve, la capisce e le dà riconoscimento. In altre parole, il ciclo di comunicazione a due sensi è un normale ciclo di comunicazione tra due persone. Non si ha un ciclo di comunicazione a due sensi se una delle persone, a sua volta, non dà il via a una comunicazione quando dovrebbe farlo.

Qualsiasi altra azione possiate compiere quando incontrate qualcuno, questi due fattori – dare importanza all’altra persona e usare il ciclo di comunicazione a due sensi – devono sempre essere presenti. Chiunque non li metta in pratica scoprirà che lei e il suo messaggio non vengono accettati.

L’arroganza (atteggiamento di superiorità e presunzione) e la forza potrebbero conseguire controllo su qualcuno o qualcosa, ma non otterranno mai accettazione e rispetto verso qualcuno che si occupa di PR.

Il motivo per cui gli psichiatri o gli psicologi non sono mai riusciti a incontrare il favore (sentimenti gentili, approvazione e sostegno) generale è che sono personalmente (a) molto arroganti e, (b) mostrano un forte sentimento di antipatia e mancanza di rispetto per la gente. Ne sono esempi le cose che psichiatri e psicologi dicono delle persone, come ad esempio: “L’uomo è un animale” o “Tutti sono pazzi”, ecc.

Non hanno “buone maniere”, cioè (a) non considerano gli altri importanti né li fanno sentire tali e (b) non usano il ciclo di comunicazione.

Relazioni pubbliche di successo

Le relazioni pubbliche di successo si costruiscono sulle fondamenta delle buone maniere, poiché queste rappresentano i primi metodi tesi a rendere le relazioni tra le persone meno dolorose, difficili o sgradevoli.

Le buone maniere sono molto più ampiamente conosciute e rispettate che non la tecnologia delle relazioni pubbliche. Di conseguenza, le azioni delle relazioni pubbliche non avranno successo se non si usano le buone maniere.

Per esempio, se ignoraste la guardia di sicurezza di una società e la trattaste come se non fosse importante mentre siete lì per incontrarvi con il suo capo, probabilmente le cose vi andrebbero molto male. Dopo tutto, chi credete che parli al capo? La guardia di sicurezza parla al suo capo ogni giorno.

Fissare un appuntamento e non rispettarlo, mandare un invito troppo tardi per poter essere accettato, non offrire da bere o mangiare a una persona in visita, non alzarsi quando un ospite entra in casa o in ufficio, trattare i sottoposti come dei servi in pubblico, alzare aspramente la voce in pubblico, interrompere ciò che qualcun altro sta dicendo per “fare qualcosa di più importante”, non dire grazie o buonanotte, sono tutte “cattive maniere”. Le persone che fanno queste o altre mille scortesie vengono mentalmente respinte da coloro con i quali entrano in contatto.

Dato che le relazioni pubbliche significano essenzialmente accettazione, le cattive maniere le rendono del tutto vane.

Per usare efficacemente le tecniche delle relazioni pubbliche, bisogna avere buone maniere.

Non è difficile. Dovete considerare le opinioni e le sensazioni che dimostrate alle persone e correggere qualsiasi cosa possa causare difficoltà quando avete a che fare con gli altri. Individualmente, le persone sono importanti? Inoltre, il vostro ciclo di comunicazione a due sensi dev’essere perfetto e naturale, tanto da non essere mai notato.

Quando queste due cose sono a posto, potete scoprire di più sulla persona o gruppo con cui lavorate e ciò che ritengono “buone maniere”, in modo da poter usare tali informazioni quando vi incontrate con loro.

Ora, con l’uso corretto delle relazioni pubbliche, potrete avere delle PR di successo.

Importanza

Non avete idea di quanto sia importante la gente. In effetti, si è notato che è l’opposto di quello che si potrebbe pensare. In altre parole, le persone in posizioni di minor successo nella vita si ritengono molto più importanti di una persona in una posizione più alta. In altre parole, l’idea della propria importanza di un portinaio potrebbe essere molto maggiore rispetto a quella del manager di successo dell’azienda dove lavora il portinaio!

Quindi, se ignorate la gente lo fate a vostro rischio e pericolo.

Cercare di avere un trattamento speciale da qualcuno facendogli molti complimenti non è molto utile. In effetti, spesso la persona a cui si fanno i complimenti li vede con diffidenza perché non sono onesti e sinceri. E la falsità sarà evidente a tutti, eccetto a uno sciocco.

L’importanza di una persona le viene resa evidente mostrandole rispetto o semplicemente facendole sapere che la vedete ed è accettabile per voi.

Per esempio, si può facilmente dimostrare a qualcuno che è importante semplicemente dicendogli “Buongiorno” o “Ciao” quando lo si incontra. Di solito ciò fa sentire bene la persona.

Inoltre, il fatto che conosciate il suo nome e qualcosa della sua vita lo farà sentire importante. Per esempio, quando andate a trovare qualcuno e vedete la receptionist per la seconda volta, salutatela per nome e chiedetele persino come va suo figlio con il football – qualcosa di cui ovviamente va fiera a giudicare dalle foto sulla sua scrivania – e noterete che sarà più amichevole e di maggior aiuto. Con queste semplici azioni date importanza alla receptionist.

Comportarsi come se si fosse più importanti degli altri è accettabile più o meno quanto un gatto morto a un matrimonio… forse è un esempio stupido, ma afferrate il punto. Farebbe passare la voglia alle persone di essere in vostra compagnia.

Le persone hanno valore e sono importanti. Grandi o piccole, sono importanti.

Se lo sapete, siete sulla buona strada per avere buone maniere.

E ciò significa che le relazioni pubbliche possono aver luogo.

Comunicazione

Il ciclo di comunicazione a due sensi è più importante del contenuto della comunicazione.

Il contenuto della comunicazione, il significato da trasmettere a un altro o ad altri, è secondario rispetto al ciclo di comunicazione a due sensi in se stesso.

La comunicazione esiste per ottenere una risposta o per essere usata.

Perché la comunicazione trasmetta un messaggio, deve prima essere presente il ciclo di comunicazione.

I messaggi viaggiano su una linea di comunicazione. Devono essere presenti una linea o un percorso lungo i quali la comunicazione possa viaggiare da una persona a un’altra. Per esempio, se si entrasse in una sala d’attesa presso uno studio medico e ci si mettesse a parlare a nessuno in particolare, probabilmente si verrebbe ignorati. Le persone nell’area probabilmente continuerebbero a leggere riviste o a parlare con i loro amici. È necessario creare per prima cosa la linea di comunicazione, vale a dire, avere l’attenzione di qualcuno a cui si vuole parlare e solo allora iniziare a parlare.

La pubblicità non sempre usa il ciclo di comunicazione. Vedrete annunci come “Compra l’ultimo ______!” a cui nessuno dà retta. Dovete prima fare qualcosa per creare la linea di comunicazione. E la linea deve essere semplice, così da ricevere risposta, sia che una persona usi il prodotto, lo acquisti o semplicemente risponda.

Un esempio divertente è quello di un venditore che scriveva alla gente proponendole di acquistare un prodotto carissimo senza neppure spiegarne l’uso o il valore. Risposta: zero. Questo perché il venditore non stabiliva nessuna linea di comunicazione. Scriveva a un nome preso da un archivio, non veramente a qualcuno.

Quando avete a che fare con gli altri, dovete mettere in atto un ciclo di comunicazione prima che ciò che avete da dire possa essere accettato. Allora potete trasmettere il messaggio.

Le buone maniere richiedono un ciclo di comunicazione a due sensi. Questo vale anche per le lettere e le telefonate.

Ne derivano cose come “ringraziare e augurare la buona notte alla padrona di casa prima di andarsene dopo una cena a cui si è stati invitati”. Questo è un riconoscimento corretto nel ciclo di comunicazione.

Per avere veramente delle buone maniere bisogna capire perfettamente il ciclo di comunicazione a due sensi.

Senza un ciclo di comunicazione a due sensi, le relazioni pubbliche sono perfettamente inutili.

Usanze

Le usanze sono una serie di azioni e parole usate regolarmente nello stesso modo, a volte come parte di una cerimonia religiosa o di un costume sociale all’interno di un gruppo o di una razza. È importante riconoscere e conoscere le usanze di qualsiasi gruppo con cui potreste avere a che fare nelle relazioni pubbliche.

Se l’usanza di riunioni formali degli indiani d’America era così precisa e complessa, se un migliaio di altre razze primitive avevano una condotta sociale rigorosa e modi precisi di rivolgersi agli altri, non è troppo aspettarsi che anche un uomo moderno abbia buone maniere.

Ma le “buone maniere” sono meno evidenti ai nostri giorni di quanto non lo fossero una volta. Questo succede perché la mescolanza di tante razze e usanze in tutto il mondo ha fatto svanire le usanze tradizionali che un tempo erano ben radicate nelle comunità più piccole.

Si sta verificando un uso negligente e pigro delle buone maniere.

Questa non è però una scusa per avere cattive maniere.

Si possono avere eccellenti maniere semplicemente praticando e prestando attenzione a:

a. L’importanza delle persone.

b. Il ciclo di comunicazione a due sensi.

c. Le usanze locali seguite come condotta appropriata.

Questi sono i primi doveri di chi applica i metodi e le tecniche delle PR. Su questa base si può costruire un aspetto accettabile di relazioni pubbliche e un’influenza che renderà le PR efficaci.