Αυτό το τμήμα σού δείχνει ένα Οργανόγραμμα. Αρχικά αναπτύχθηκε για χρήση από τους Οργανισμούς της Scientology. Έχει προσαρμοστεί έτσι ώστε να μπορείς να το χρησιμοποιήσεις για οποιαδήποτε δραστηριότητα, εταιρεία ή οργανισμό. Αυτό το διάγραμμα μπορεί να χρησιμοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο από έναν πολύ μικρό οργανισμό ή από έναν με χιλιάδες ανθρώπους. Απλώς καταλαμβάνονται λιγότερες ή περισσότερες θέσεις. Αυτή είναι η μόνη αλλαγή. Επιπλέον, μπορεί ακόμα να χρησιμοποιηθεί από ένα άτομο για να οργανώσει τη ζωή του και να τη βελτιώσει.

Περίληψη

Το Οργανόγραμμα διαιρείται σε επτά ξεχωριστούς τομείς που ονομάζονται κλάδοι. Αυτοί είναι αριθμημένοι από το 1 ως το 7. Ο καθένας εκτελεί τις λειτουργίες που είναι απαραίτητες για την παραγωγή ενός προϊόντος που αντιστοιχεί συγκεκριμένα σε αυτό τον κλάδο.

Για να είναι πετυχημένος ένας οργανισμός πρέπει να εκτελούνται όλες οι δραστηριότητες που καλύπτονται από αυτά τα ονόματα των κλάδων. Αυτές είναι: Εκτελεστικοί, Επικοινωνίες, Διάδοση (διαφήμιση και μάρκετινγκ των υπηρεσιών και των προϊόντων του οργανισμού), Οικονομικά, Παραγωγή, Προσόντα (εξασφάλιση της ποιότητας των υπηρεσιών ή των προϊόντων του οργανισμού), και Κοινό (ενημέρωση του νέου κοινού για τις υπηρεσίες και τα προϊόντα του οργανισμού).

Ένας οργανισμός που δεν έχει έναν ή περισσότερους απ’ αυτούς τους κλάδους θα αποτύχει.

Παρόλο που το διάγραμμα με τους επτά κλάδους φαίνεται να είναι, λόγω του μεγέθους του, κατάλληλο μόνο για μια μεγάλη ομάδα είναι, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, κατάλληλο και για οποιονδήποτε οργανισμό, οποιουδήποτε μεγέθους.

Σ’ αυτό το Οργανόγραμμα εισέρχεται κανείς από τ’ αριστερά και συνεχίζει προς τα δεξιά, ξεκινώντας δηλαδή από τον Κλάδο 1 προχωρά μέσα από κάθε κλάδο μέχρι τον Κλάδο 6, και μετά εξέρχεται. Ένα άτομο ή σωματίδιο δε ρέει μέσα από τον Κλάδο 7. Αυτός ο κλάδος συντονίζει τις δραστηριότητες του υπόλοιπου οργανισμού, δηλαδή βλέπει ότι τα διάφορα άτομα και οι κλάδοι συνεργάζονται αποτελεσματικά.

Πάρε για παράδειγμα ένα μεγάλο κομμωτήριο:

Μια κυρία έρχεται στο κομμωτήριο και καλωσορίζεται από τον ρεσεψιονίστ που είναι στον Κλάδο Επικοινωνιών.

Η πελάτισσα μπορεί να έχει μερικές ερωτήσεις σχετικά με τις υπηρεσίες του κομμωτηρίου και κατευθύνεται προς ένα από τα μέλη του προσωπικού για να της εξηγήσει τις διάφορες διαδικασίες φορμαρίσματος που γίνονται στο κομμωτήριο – βαφή, κούρεμα κ.λπ. Αυτό το άτομο θα ήταν στον Κλάδο Διάδοσης.

Η πληρωμή γίνεται στον ταμία του Κλάδου Οικονομικών.

Η πελάτισσα μετά βλέπει τον στιλίστα στον Κλάδο 4, τον Κλάδο Παραγωγής, που φορμάρει τα μαλλιά της.

Πριν φύγει, ένα από τα μέλη του προσωπικού, που εργάζεται στον Κλάδο Κοινού του κομμωτηρίου, της μιλάει για να έρθει σε επαφή με τις φίλες της και να τους μιλήσει για το κομμωτήριο και της προσφέρει μια έκπτωση για το επόμενο ραντεβού της αν μια από τις φίλες της όντως έρθει για υπηρεσίες στο κομμωτήριο.

Έτσι, αυτή η πελάτισσα έχει προχωρήσει βήμα-βήμα μέσα από το Οργανόγραμμα του κομμωτηρίου. Μπορεί να δει κανείς εύκολα την άμεση χρήση αυτού του Οργανογράμματος ώστε να ταιριάζει με τον οργανισμό οποιουδήποτε μεγέθους.

Οι λειτουργίες που επιτελεί κάθε κλάδος σ’ ένα Οργανόγραμμα υποδιαιρούνται περαιτέρω σε τμήματα, τρία συνήθως στον αριθμό, που συνολικά ανέρχονται σε είκοσι ένα. Κάθε τμήμα έχει ένα συγκεκριμένο προϊόν ή προϊόντα τα οποία, όταν προστίθενται, δίνουν το συνολικό προϊόν του κλάδου.

Για παράδειγμα, ο Κλάδος Επικοινωνιών έχει το τελικό προϊόν του ικανού, παραγωγικού και ηθικού προσωπικού. Ηθικός εδώ είναι αυτός που κάνει αυτό που είναι το πιο σωστό και καλό για την ομάδα και όλους τους ενδιαφερόμενους.

Το πρώτο τμήμα σε αυτό τον κλάδο είναι το Τμήμα Διοχέτευσης και Προσωπικού. Διοχετεύει τα νέα μέλη του προσωπικού στα ανατεθειμένα πόστα τους. Έχει το προϊόν ικανών μελών του προσωπικού που τους έχουν δοθεί θέσεις ή εργασίες και έχουν εκπαιδευτεί να κάνουν τις λειτουργίες της εργασίας τους. Μερικές από τις λειτουργίες αυτού του τμήματος είναι οι εξής:

• προσλαμβάνει προσωπικό·
• καθορίζει την καλύτερη αξιοποίηση των μελών του προσωπικού και την κατάλληλη τοποθέτησή τους στο Οργανόγραμμα για να βοηθήσει την ανάπτυξη του οργανισμού·
• βάζει νέα και υπάρχοντα μέλη του προσωπικού να μάθουν τα καπέλα τους και τους βάζει σε μαθητεία (δουλεύοντας υπό την εποπτεία ενός πιο έμπειρου ατόμου) όσον αφορά την εκτέλεση της εργασίας τους.

Το δεύτερο τμήμα, το Τμήμα Επικοινωνιών, χειρίζεται τις εισερχόμενες και τις εξερχόμενες επικοινωνίες, καθώς και τις επικοινωνίες μεταξύ των μελών του προσωπικού του οργανισμού. Το προϊόν του είναι επικοινωνίες που λαμβάνονται εύκολα και παραδίδονται γρήγορα. Κάνει τα ακόλουθα:

• απαντά στα τηλέφωνα και κατευθύνει τα τηλεφωνήματα στο σωστό άτομο·
• λαμβάνει την εισερχόμενη αλληλογραφία και τη διανέμει γρήγορα στα μέλη του προσωπικού σε όλο τον οργανισμό·
• φροντίζει ότι ο οργανισμός στέλνει επικοινωνία στους ανθρώπους που κάνουν δουλειές ή μπορεί να κάνουν δουλειές μαζί του·
• στήνει το σύστημα επικοινωνιών του οργανισμού έτσι ώστε το προσωπικό και τα στελέχη να μπορούν να στέλνουν και να λαμβάνουν τις επικοινωνίες μεταξύ τους.

Το Τμήμα Επιθεωρήσεων και Αναφορών είναι το τρίτο τμήμα με προϊόν ένα ηθικό και παραγωγικό προσωπικό. Κάνει τα ακόλουθα:

• επιθεωρεί τα τρέχοντα πρότζεκτ του οργανισμού και δίνει αναφορά στα στελέχη για την εξέλιξή τους, ώστε, όπου χρειάζεται, να μπορεί να αναληφθεί δράση για να διορθωθούν τυχόν προβλήματα·
• συλλέγει και παρακολουθεί τις στατιστικές του οργανισμού. Μια στατιστική είναι η μέτρηση της ποσότητας των διάφορων προϊόντων που παράγονται από τον οργανισμό κάθε εβδομάδα. Τα στελέχη εξετάζουν τις στατιστικές και αναλαμβάνουν την αναγκαία δράση για να βελτιώσουν την παραγωγή και την αποτελεσματικότητα·
• φροντίζει ότι υπάρχει ένα υψηλό επίπεδο ηθικής συμπεριφοράς στον οργανισμό.

Το Οργανόγραμμα του Κλάδου Επικοινωνιών είναι κάτι σαν αυτό:

Κάθε κλάδος ακολουθεί την ίδια μορφή με έναν επικεφαλής κλάδου και τρία τμήματα, το καθένα με έναν επικεφαλής του τμήματος. Ακολουθεί μια απλοποιημένη μορφή του Οργανογράμματος Επτά Κλάδων. Περιγράφει τις λειτουργίες των κλάδων έτσι όπως μπορούν να εφαρμοστούν από οποιονδήποτε οργανισμό, εταιρεία ή ομάδα.