Το πρώτο βήμα στην επεξεργασία των σχεδίων που θα κάνουν τα όνειρά σου πραγματικότητα είναι να κατανοήσεις τις βασικές λέξεις που χρησιμοποιούνται στο θέμα του σχεδιασμού.

Ένα σχέδιο είναι μια μέθοδος για το πώς να επιτύχεις κάτι. Αποτελείται από τις βασικές ενέργειες που θα πρέπει να πραγματοποιούνται για τη βελτίωση κάποιου πράγματος ή για την επίλυση ενός προβλήματος. Ένα σχέδιο βασίζεται συνήθως στους διαθέσιμους πόρους (χρήματα, υπαλλήλους, εξοπλισμό, εγκαταστάσεις, προμήθειες κ.λπ.) και περιλαμβάνει έξυπνες ιδέες για το πώς να τα χρησιμοποιείς.

Προκειμένου να φέρεις εις πέρας ένα σχέδιο, πρέπει να το μετατρέψεις σε συγκεκριμένα βήματα και ενέργειες που απαιτούνται για να επιτευχθεί αυτό που υπαγορεύει το σχέδιο. Αυτό γίνεται με τη χρήση ενός προγράμματος.

Ένα πρόγραμμα είναι μια σειρά διαδοχικών βημάτων για τη διεκπεραίωση ενός σχεδίου. Είναι απαραίτητο να προϋπάρχει ένα σχέδιο στο μυαλό κάποιου, είτε γραπτό είτε όχι, προτού να μπορεί να γραφτεί ένα πρόγραμμα.

Κάθε βήμα του προγράμματος ονομάζεται επιδίωξη. Μια επιδίωξη είναι μια ενέργεια που πρέπει να γίνει προκειμένου να επιτευχθεί ένα επιθυμητό αποτέλεσμα.

Τα προγράμματα απαρτίζονται από επιδιώξεις διαφόρων ειδών που έχει συμφωνηθεί να εκτελεστούν εγκαίρως. Καθεμία απ’ αυτές τις επιδιώξεις περιγράφεται παρακάτω.

Ευρύτερη Επιδίωξη

Μια ευρύτερη επιδίωξη είναι μια ευρεία, γενική φιλοδοξία (αυτό που θέλει να πετύχει κάποιος). Ίσως να καλύπτει ένα μεγάλο χρονικό διάστημα. Παραδείγματα ευρύτερων επιδιώξεων είναι «να γίνουν οι απαραίτητες ενέργειες ώστε όλα τα μηχανήματα και ο εξοπλισμός της εταιρείας να λειτουργούν».

Πρωταρχικές Επιδιώξεις

Οι πρωταρχικές επιδιώξεις είναι τα βήματα της οργάνωσης, του προσωπικού και της επικοινωνίας που πρέπει να τηρούνται. Αν αυτές οι επιδιώξεις δεν επιτυγχάνονται, οι υπόλοιπες επιδιώξεις θα είναι δύσκολο να υλοποιηθούν και το πρόγραμμα θα μπορούσε να σταματήσει αμέσως.

Η πρώτη απ’ αυτές τις πρωταρχικές επιδιώξεις είναι: ΝΑ ΒΡΙΣΚΕΤΑΙ ΚΑΠΟΙΟΣ ΕΚΕΙ

Έπειτα: Ο ΣΚΟΠΟΣ Ν’ ΑΞΙΖΕΙ ΤΟΝ ΚΟΠΟ

Έπειτα: ΝΑ ΑΝΑΛΑΜΒΑΝΕΙ ΚΑΠΟΙΟΣ ΕΥΘΥΝΗ ΓΙΑ ΤΟΝ ΧΩΡΟ Ή ΤΗΝ ΕΝΕΡΓΕΙΑ

Έπειτα: Η ΜΟΡΦΗ, ΤΟ ΠΡΟΤΥΠΟ Ή Η ΔΟΜΗ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΝΑ ΣΧΕΔΙΑΖΟΝΤΑΙ ΞΕΚΑΘΑΡΑ

Έπειτα: Η ΜΟΡΦΗ, ΤΟ ΠΡΟΤΥΠΟ Ή Η ΔΟΜΗ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΝΑ ΔΙΑΤΗΡΟΥΝΤΑΙ Ή ΝΑ ΕΓΚΑΘΙΔΡΥΟΝΤΑΙ ΕΚ ΝΕΟΥ

Έπειτα: Ο ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΝΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ

Με τις παραπάνω επιδιώξεις, το πρόγραμμα μπορεί να συνεχίσει. ΑΝ ΟΜΩΣ ΤΙΣ ΕΓΚΑΤΑΛΕΙΨΕΙΣ Ή ΔΕ ΒΡΕΙΣ ΚΑΠΟΙΟ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΑΤΟ ΓΙ’ ΑΥΤΕΣ, τότε κάθε επιδίωξη που θα θέσεις μετά απ’ αυτό θα είναι δύσκολη στην υλοποίηση και ίσως να μην πραγματοποιηθεί καθόλου.

Οι πρωταρχικές επιδιώξεις περιλαμβάνουν τα ακόλουθα παραδείγματα:

«Δέξου τη δουλειά που σου αναθέτουν».

«Διάβασε και κατανόησε το πρόγραμμα που θα κάνεις».

Ζωτικές Επιδιώξεις

Μια ζωτική επιδίωξη είναι ΚΑΤΙ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΙΝΕΙ, ΓΙΑΤΙ ΑΛΛΙΩΣ ΔΕΝ ΜΠΟΡΟΥΜΕ ΚΑΝ ΝΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΗΣΟΥΜΕ.

Για να προσδιορίσουμε τις ζωτικές επιδιώξεις, θα πρέπει να γίνει μια επιθεώρηση της περιοχής για να ανακαλύψουμε τι συμβαίνει και ποια είναι τα υλικά, το προσωπικό ή ο οργανισμός που έχουμε για να λειτουργήσουμε.

Στη συνέχεια βρίσκουμε εκείνα τα σημεία (μερικές φορές ΚΑΘΩΣ λειτουργούμε) τα οποία σταματούν ή απειλούν τις μελλοντικές επιτυχίες. Αυτά τα σημεία μετατρέπονται σε επιδιώξεις που συνήθως λένε ότι κάτι πρέπει να γίνει ή ότι κάτι δε θα πρέπει να γίνει.

Αυτά είναι παραδείγματα ζωτικών επιδιώξεων:

«Κάνε τη δική σου επιθεώρηση· μη δεχτείς την αναφορά κάποιου άλλου».

«Να δέχεσαι εντολές μόνο από τον άμεσο προϊστάμενό σου και από κανέναν άλλο».

Εξαρτώμενες Επιδιώξεις

Μια εξαρτώμενη επιδίωξη είναι αυτή που εκτελείται για να ανακαλύψουμε δεδομένα, ή για να μάθουμε εάν ένα πρότζεκτ μπορεί να γίνει ή πού μπορεί να γίνει κ.λπ.

Έχεις δει ανθρώπους να εργάζονται σ’ όλη τους τη ζωή για να «γίνουν πλούσιοι» ή κάτι παρόμοιο, έτσι ώστε να «γυρίσουν τον κόσμο», αλλά να μην τα καταφέρνουν ποτέ. Κάποιος άλλος, όμως, έχει την επιδίωξη να «γυρίσει τον κόσμο» και βάζει πλώρη γι’ αυτό και το κάνει. Μια τέτοια επιδίωξη είναι γνωστή ως εξαρτώμενη επιδίωξη: Αν μπορούσα μόνο να __________, τότε θα μπορούσαμε να __________, κι έτσι θα καταφέρναμε να _________. Δεν υπάρχει τίποτα το κακό σ’ αυτό, φυσικά, μέχρι τη στιγμή που γίνεται εξωπραγματικό.

Υπάρχει μια ολόκληρη κατηγορία εξαρτώμενων επιδιώξεων οι οποίες δεν περιέχουν καθόλου τη λέξη ΑΝ. Αυτές είναι οι θεμιτές επιδιώξεις. Περιέχουν πολλά ΘΑ: «Θα _____ και μετά _____ ».

Μερικές φορές κάτι συμβαίνει ξαφνικά που μπορείς να το αξιοποιήσεις γρήγορα. Αυτό είναι μόνο «καλή τύχη». Όταν εμφανίζεται τη χρησιμοποιείς και καταρτίζεις γρήγορα νέα σχέδια. Η καλή τύχη δεν είναι αξιόπιστη, έτσι δεν είναι καλή ιδέα να βασιστείς σ’ αυτή ως λύση.

Μια έγκυρη εξαρτώμενη επιδίωξη θα ήταν η εξής:

«Θα πάμε εκεί να δούμε αν η περιοχή μάς εξυπηρετεί».

Όλες οι εξαρτώμενες επιδιώξεις συνίστανται βασικά στη συγκέντρωση δεδομένων –ως αρχική ενέργεια–, και, αν είναι επιτρεπτό, ακολουθεί η ανάληψη δράσης.

Επιδιώξεις που Αφορούν τη Λειτουργία

Μια επιδίωξη που αφορά τη λειτουργία είναι αυτή που δηλώνει ακριβώς ποιες ενέργειες χρειάζεται να γίνουν. Συνήθως περιλαμβάνει την προγραμματισμένη ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ που θα πρέπει να ολοκληρωθεί, έτσι ώστε να εναρμονίζεται με τις άλλες επιδιώξεις.

Παραδείγματα αυτών των επιδιώξεων που αφορούν τη λειτουργία περιλαμβάνουν τα εξής:

«Καθάρισε τις τάξεις, ενώ οι μαθητές βρίσκονται σε καλοκαιρινές διακοπές».

«Εκπαίδευσε όλα τα μέλη του προσωπικού στις νέες διαδικασίες πώλησης προτού να τους επιτρέψεις να συνεργαστούν με τους πελάτες».

Επιδιώξεις που Αφορούν την Παραγωγή

Οι Επιδιώξεις που Αφορούν την Παραγωγή είναι εκείνες που ορίζουν ποσότητες πραγμάτων, συνήθως σε σχέση με τον χρόνο.

Αυτά είναι παραδείγματα επιδιώξεων που αφορούν την παραγωγή:

«Όλες οι επιστολές αποδοχής να έχουν ταχυδρομηθεί στους μαθητές του επόμενου φθινοπώρου μέχρι τις 15 Απριλίου».

«Να εκτυπωθούν πενήντα χιλιάδες βιβλία μέχρι τον επόμενο μήνα».

Επειδή οι στατιστικές αντικατοπτρίζουν πολύ πιο εύκολα την παραγωγή, ένας οργανισμός ή μια δραστηριότητα μπορεί να δίνει τόση προσοχή στις ΕΠΙΔΙΩΞΕΙΣ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΤΗΝ ΠΑΡΑΓΩΓΗ, που να μην ορίζει εξαρτώμενες επιδιώξεις, επιδιώξεις που αφορούν τη λειτουργία ή πρωταρχικές επιδιώξεις. Όταν συμβαίνει αυτό, η παραγωγή κινδυνεύει να καταρρεύσει λόγω έλλειψης σχεδίων που διατυπώνονται σε άλλα είδη επιδιώξεων.

ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ, ΝΑ ΕΡΕΥΝΗΣΕΙΣ, ΝΑ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΙ ΝΑ ΟΡΙΣΕΙΣ ΕΠΙΔΙΩΞΕΙΣ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΠΡΩΤΑΡΧΙΚΕΣ ΕΠΙΔΙΩΞΕΙΣ, ΠΡΙΝ ΝΑ ΟΡΙΣΕΙΣ ΕΠΙΔΙΩΞΕΙΣ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΤΗΝ ΠΑΡΑΓΩΓΗ.

Ένας συνήθης λόγος που οι στατιστικές πέφτουν είναι ότι οι πρωταρχικές επιδιώξεις δεν εκτελούνται. Παύουν να τηρούνται, και κανείς δεν παρατηρεί ότι αυτό επηρεάζει σοβαρά την παραγωγή. Η παραγωγή εξαρτάται από την τήρηση προηγούμενων επιδιώξεων.

Ακολουθεί μια περιεκτική περίληψη των διαφορετικών ειδών επιδιώξεων που συνθέτουν ένα πρόγραμμα.

Είδη Επιδιώξεων

Ευρύτερες Επιδιώξεις

Η καθεμία είναι μια γενική φιλοδοξία (αυτό που θέλει να επιτύχει ένα άτομο). Ίσως να καλύπτει ένα μεγάλο χρονικό διάστημα. Παράδειγμα: «Να γίνουν οι απαραίτητες ενέργειες ώστε όλα τα μηχανήματα και ο εξοπλισμός της εταιρείας να λειτουργούν».

Πρωταρχικές Επιδιώξεις

Είναι τα βήματα της οργάνωσης, του προσωπικού και της επικοινωνίας που πρέπει να τηρούνται. Αυτές οι επιδιώξεις αφορούν τα τέρμιναλ (οτιδήποτε μπορεί να λάβει, να μεταδώσει ή να στείλει μια επικοινωνία), τις διαδρομές επικοινωνίας, τα υλικά και το οργανωτικό σύστημα. Παράδειγμα: «Κάνε κάποιον υπεύθυνο για την οργάνωση ενός πράγματος και πες του να θέσει τις υπόλοιπες πρωταρχικές επιδιώξεις» ή «Εγκαθίδρυσε εκ νέου το αρχικό σύστημα επικοινωνίας που είχε εγκαταλειφθεί».

Ζωτικές Επιδιώξεις

Αυτές οι επιδιώξεις είναι αυτό που πρέπει να γίνει αλλιώς δε θα μπορούμε καν να λειτουργήσουμε, οι οποίες βασίζονται σε μια επιθεώρηση του χώρου στον οποίο κάποιος λειτουργεί.

Εξαρτώμενες Επιδιώξεις

Αυτές οι επιδιώξεις έχουν τη μορφή «ΕΙΤΕ... ΕΙΤΕ», για να βρούμε δεδομένα ή για να μάθουμε αν μπορεί να γίνει ένα πρότζεκτ, ή πού ή «για ποιον».

Επιδιώξεις που Αφορούν τη Λειτουργία

Αυτές παρουσιάζουν οδηγίες και ενέργειες ή ένα πρόγραμμα ενεργειών ή χρονοδιάγραμμα.

Επιδιώξεις που Αφορούν την Παραγωγή

Αυτές ορίζουν ποσότητες όπως οι στατιστικές.