En organiseringstavle er i virkeligheten et kart som viser strømmen av produkter som fortløpende produseres av folkene som arbeider i en organisasjon eller i et firma.

Hver person i organisasjonen har en jobb eller en stilling eller en «post».

Hver post kan også kalles en «hatt».

Uttrykket hatt er slang for tittelen og arbeidet til en spesifikk post i en organisasjon. Det er hentet fra det faktum at i mange yrker, slik som jernbanevirksomhet, er typen hatt man bærer kjennemerket til jobben personen gjør.

På et tog, for eksempel, bærer lokomotivføreren som kjører toget én type hatt.

Eller en politibetjent bærer en politibetjents hatt.

En bygningsarbeider bærer en slags hatt, en hjelm, for å beskytte seg selv.

Enhver organisasjon består av et antall personer som hver har en «hatt» eller jobb å gjøre.

I enhver organisasjon går det en strøm av ting fra én hatt til en annen, fra person til person, fra ansatt til ansatt. Og hver hatt eller jobb i en organisasjon produserer et produkt som bidrar til organisasjonens ferdige produkt.

Resultatet av hele organiseringstavlen er et produkt.

For eksempel, en butikk selger computere. Noen av hattene for denne butikken ville være:

En innkjøper som bestiller computere fra firmaer som lager dem.

En lagerarbeider som tar imot bestilte computere og setter dem på hyllene på lageret.

En selger som selger computerne til kundene.

En kasserer som tar imot kundenes betalinger for deres innkjøp.

Hver av disse er en hatt som produserer et produkt og bidrar til butikkens ferdige produkt – computere av høy kvalitet solgt og levert til kunder.

Å utarbeide en orgtavle

Det sløseriet av folk og tapet av produkt som mangelen på en orgtavle medfører, rettferdiggjør alle anstrengelser for å utarbeide, gjøre kjent og bruke en korrekt orgtavle.

Folk forventer å ha en orgtavle og ønsker en, og protesterer mot mangelen på en. Den ferskeste sjømannen som går om bord på et skip, antar at skipet har en orgtavle. Om ikke en som er hengt opp, så i hvert fall en som er kjent. Han antar at noen vil ha ansvaret, og at forskjellige aktiviteter vil høre hjemme under forskjellige folk.

Når det ikke finnes noen kjent orgtavle, vil en ansatt eller et medlem av en organisasjon protestere og føle seg usikker, fordi han ikke vet hvor han passer inn i organisasjonen.

Så det å ha en orgtavle og ha en hatt hjelper en person til å føle at han hører til.

En person uten en hatt er meget ulykkelig. Eller en person kunne ha en hatt som ikke synes å være nødvendig, og i det tilfellet vil han føle at jobben hans bare er en «feiltakelse».

Moralen er derfor også betraktelig påvirket av kvaliteten på en orgtavle eller fraværet av den. Moral er den mentale og emosjonelle holdningen til en person eller en gruppe og hvor stor begeistring de utviser for aktiviteten de er med på. Gruppens overordnede prøvestein er imidlertid dens levedyktighet. Levedyktighet betyr dens evne til å vokse, ekspandere og bli fremgangsrik. Dens levedyktighet avhenger av å ha et akseptabelt produkt som folk vil ønske. Grupper som ikke har et akseptabelt produkt vil mislykkes.

Mengden av produkter produsert og hvor akseptable produktene gitt til andre er, avhenger i stor grad av en fungerende orgtavle. De ansatte eller medlemmer av organisasjonen må kjenne og bruke orgtavlen.

Selv en enkelt person eller en liten gruppe trenger en meget nøyaktig orgtavle for i det hele tatt å komme noe sted. Faktum er at jo mindre gruppen er, desto viktigere er orgtavlen. Men ofte har en enkelt person eller en liten gruppe ikke noen orgtavle. Og store grupper går i oppløsning i fravær av en orgtavle, eller når det foreligger en dårlig orgtavle.

Skylden for dårlig kvalitet på produktet et firma eller organisasjon produserer, legges vanligvis på ferdighetene til folk som arbeider der. Men faktisk avhenger et firmas eller en organisasjons produktkvalitet i enorm grad av orgtavlen.

For eksempel følte de ansatte i et firma som forsøkte å lage et visst produkt, at de slet livet av seg. Alle følte seg opprørte og var sinte på hverandre. Firmaet produserte et dårlig produkt som kostet omtrent det dobbelte av den vanlige prisen.

Da firmaet ble litt bedre organisert, og selv om mange av dets ansatte ikke var godt utdannet, begynte firmaet å lage et akseptabelt produkt med omtrent halvparten så stor arbeidsinnsats. Så selv litt organisering fungerte.

Mengden og kvaliteten av ethvert firmas eller en gruppes produkter avhenger helt og fullt av orgtavlen og hattene og bruken av dem.

Du kan trene dine folk i det uendelige, men med mindre du også har en virkelig og brukbar orgtavle, vil du fremdeles få et dårlig produkt. Du vil også produsere mindre av det.

Så mangel på en orgtavle som eksisterer og er brukbar, kan føre til fiasko. Manglende kunnskap om emnet organisering resulterer i å måtte ha folk som er «genier». Det vil ikke være vellykket særlig lenge.

For å lage noe i det hele tatt, må du ha en virkelig og kjent orgtavle. Du trenger en orgtavle for å forbedre kvaliteten på produktet ditt. Du trenger en for å holde gruppens moral høy. Du trenger en til å fordele arbeidsbyrden likt, så ingen blir overarbeidet. Så hvordan lager du en?

Hatter

En orgtavle består av hatter.

Definisjonen av en hatt er «beingnessen og doingnessen som oppnår et produkt».

En beingness er det å anta eller velge en type identitet. For eksempel er en resepsjonist en identitet. Hvis du går inn på et kontor, kan du identifisere resepsjonisten, den personen som hilser på folk som kommer inn på kontoret. Det er hans identitet. Sekretær er et annet eksempel på en identitet. Bussjåfør ville være en annen identitet.

Doingness er det å utføre en handling eller aktivitet.

La oss som eksempel ta et tog:

Lokomotivføreren som kjører motoren (lokomotivet) som trekker toget, bærer sin lokomotivførerhatt og har posten lokomotivfører. Det er hans beingness.

Han mottar ordrer, følger med på advarselssignaler og kontrollerer motoren for å starte, endre og stoppe den. Det er hans doingness.

Han flytter toget, togpassasjerene eller gods fra et sted til et annet, trygt og ifølge rutetabellen. Så et forflyttet tog med last er lokomotivførerens produkt.

Hvordan oppstod hatten til en lokomotivfører?

Folk og gods må flyttes over avstander på land. Eller fordi mennesker og gods må transporteres til og fra et nytt område som er under oppbygging.

Og folk vil betale for å bli forflyttet, og betale for å få flyttet på godset sitt.

Tog gjør dette.

Pengene til å etablere og drive togdrift må arrangeres. Man må skaffe juridiske rettigheter til å legge togskinnene. Så må skinnene legges og lokomotiver, togvogner, stasjoner og lokomotivstaller for å oppbevare og reparere lokomotiver må bygges.

Noen må kjøre toget. Så noen må ansettes til det. Og det er posten eller hatten som lokomotivfører.

Hvordan vet vi det? Fordi vi må ha et produkt av forflyttede mennesker og gods. Det er hva vi forsøkte å få til i utgangspunktet.

Derfor har vi lokomotivførerhatten.

Men hva om vi ikke hadde noen orgtavle i det hele tatt?

Lokomotivførerhatten ville være den eneste hatten. Så lokomotivføreren prøver å samle inn billettpengene, drive stasjonene, reparere lokomotivet, kjøpe drivstoff, laste på vognene og så videre.

Vel, hvis lokomotivføreren gjorde alt dette, ville det følgende skje:

1. Han ville være utslitt.
2. Han ville ha dårlig humør.
3. Maskineriet hans ville bryte sammen.
4. Han kunne ha ulykker.
5. Jernbanens eiendommer ville ikke bli tatt vare på og ville forfalle.
6. Han ville ikke produsere mye av produktet sitt – flyttet folk og gods.
7. Produktet hans ville heller ikke være godt, fordi han ikke kunne opprettholde noen ruteplan. Det ville komme en masse klager.
8. Det ville snart ikke eksistere noen jernbane.

Kanskje dette lyder kjent for deg!

Hvordan har disse problemene blitt «løst» tidligere?

Kanskje ble folk ansatt til å drive hver jernbanestasjon, og noen sa: «Slik, ja! Alt kommer til å gå bra.»

Vel, det ville fremdeles være et rot.

Eller kanskje noen beslutter å ansette flere lokomotivførere og flere stasjonsbetjenter og flere lokomotivførere og flere stasjonsbetjenter ... og ende opp med et forvirrende rot, en enorm lønningsliste og et elendig produkt.

Så dette problemet må løses på en annen måte.

Vi ville ikke komme noen vei og ville ikke få noen orgtavle som fungerer – og ingenting vil fungere eller bli levedyktig – med mindre vi gjør dette:

Vi teller opp alle produktene organisasjonen må produsere for å lage dens sluttprodukt på riktig måte. Deretter utarbeider vi de forskjellige hattene som trenges for å produsere disse mindre produktene.

Når vi har gjort dette, kan vi arrangere hattene på en orgtavle slik at det finnes en strøm. Vi kan utarbeide hvem som gir ordrer til hvem. Vi kan utarbeide hvordan de ansatte lett vil kunne kommunisere med hverandre. Dermed har vi en orgtavle.

Du kan ikke utarbeide en orgtavle før du har (a) telt opp alle de mindre produktene som skal produseres for å lage sluttproduktet, og (b) deretter gi hatter til folk til å produsere hvert mindre produkt.

Kvaliteten på sluttproduktet avhenger av en orgtavle som fungerer. Det avhenger av å ha alle hattene navngitt. Det avhenger av å få alle til å utføre hattene de har blitt tildelt. Og det avhenger av å få alle til å arbeide sammen for å få det nødvendige arbeidet GJORT.

Å arbeide seg bakover fra sluttproduktet

La oss nå se hvordan man tar produktet til enhver organisasjon og utarbeider alle de mindre produktene som til sammen utgjør sluttproduktet.

Vi kan begynne med sluttproduktet for en jernbane – flyttet last av passasjerer og gods. Hvor mange mindre produkter skal til for å lage det store sluttproduktet?

Her har vi så det store sluttproduktet – som oppdeles i mindre produkter, hvert produsert tidligere i rekkefølgen til sluttproduktet.

Det finnes et enda tidligere produkt før disse – innkjøpte lokomotiver. Før et lokomotiv kan brukes eller repareres må noen kjøpe det. Og for å kjøpe det er det et tidligere produkt før det – penger til utstyr.

Når det gjelder selve lasten er det produktet av en levert last, akseptert av en varemottaker i den andre enden, av en person eller et firma.

Du kan arbeide deg tilbake tidligere i denne rekkefølgen, og du vil finne et annet produkt – opplagret last (tingene som blir transportert med toget – tømmer, kull osv.). Lasten skal oppbevares når det ankommer og før den leveres.

Og før det finner vi enda et produkt – losset last. Igjen, noen må losse lasten.

Og før det – er det forflyttet last, hvilket er det toget gjør.

Når man ser før det – er det innlastet last, før toget frakter det noe sted.

Og selv før det – er det last innsamlet for sending.

Og når man går tilbake – er det kontrakter underskrevet med kunder om å flytte varene deres.

Og når vi går tidligere enn det – annonsering plassert synlig for offentligheten.

Og før det – undersøkelser av publikums fraktbehov.

Og helt ved begynnelsen – er det en undersøkelse av aktiviteter som trenger frakttjeneste.

Hvert av disse produktene er en hatt, og hvert enkelt må gjøres for å oppnå sluttproduktet.

Når vi ser nærmere på dette, finner vi at det ikke er noen avgifter for tjenester gitt eller inntekt involvert. Dermed har vi enda et produkt, inntekten som er nødvendig for at organisasjonen skal overleve og betale sine regninger, kjøpe inn det som trengs for fremtidig produksjon og så videre. Dette produktet har selvfølgelig hatter som går forut for det.

En del mennesker er ikke produktbevisste – hvilket betyr at de tror at inntekt bare ramler i fanget på dem uten å produsere noe. Mange mennesker kan ikke forestille seg og tenker ikke på rekkefølgen av produkter som er nødvendige for å lage og levere et ferdig produkt eller en tjeneste, og så motta betaling for det. Så de går konkurs og sulter.

Det finnes alltid en mengde tidligere produkter som må produseres, før produktet inntekt mottas. Folk kan bli fiksert bare på selve pengene. De ser ingen produktrekkefølge, og går derfor konkurs eller er fattige.

Hvis du har en aktivitet, et firma eller en organisasjon, må du ha et ønskverdig produkt som selges for mer enn det koster å fremstille. Du er nødt til å selge produktet og levere det for å få inntekt.

Organisering

For å organisere ditt firma, din gruppe, aktivitet eller husstand behøver du bare å gjøre de følgende nøyaktige trinnene:

1. Bring først på det rene hva sluttproduktet er. Skriv det ned.

2. Arbeid deg nå bakover i rekkefølge. Fastslå de tidligere produktene som er nødvendige for å skape hvert neste produkt, og som alle i rekkefølge til sammen blir sluttproduktet.

3. Utnevn deretter folk til disse hattene. Gjør dette i form av større og større fullføring av produktet ditt. Fra dette vil du få din kommandokanal, fra personen eller folkene på toppen som har ansvar for å føre oppsyn med dine ansatte, ned til folkene som har ansvar for avdelinger og til folkene som har ansvar for hvert av de mindre produktene som utgjør det større sluttproduktet.

4. Juster aktiviteten eller organisasjonen din for strømmer – hvordan de mindre produktene beveger seg fra en person i organisasjonen til den neste personen.

5. Utarbeid og utpek kommunikasjonsrekkefølgen – rekkefølgen av mindre produkter som etter fullføring blir gitt videre fra en person (hatt) til den neste.

6. Utarbeid handlingene eller trinnene som resulterer i hvert mindre produkt. Skriv disse ned som funksjoner og handlinger, og inkluder alle ferdigheter som kreves for å produsere organisasjonens sluttprodukt.

7. Navngi disse som spesifikke hatter.

8. Ansett folk til å «bære» disse hattene og gjøre jobbene.

9. Drill handlingene eller trinnene som skal gjøres med dine ansatte for å gjøre dem kjent. Drille betyr å øve på en rekke omhyggelig utarbeidede fremgangsmåter som alltid gjøres på samme måte og alltid produserer et ønsket resultat.

10. Sett sammen og gi dine ansatte pakker med skrevne jobb-beskrivelser for hver hat – de nøyaktige funksjonene og pliktene for hver hatt du har tildelt. Disse beskrivelsene kalles også «hatter» eller noens «hatt» (skrevne materialer).

11. Få disse skrevne hattene utdelt til folkene du har ansatt. Få hver person til å studere sine materialer omhyggelig, så han vet hva som forventes av ham, hva han skal gjøre, og hvordan det gjøres.

12. Få funksjonene utført slik at produktene oppstår.

Dette er hva som kalles «organisering».

For å få et kvalitetsprodukt, organiser!

For å heve moralen, organiser!

For å overleve og bli fremgangsrik, organiser!